后勤﹝2023﹞12号

后勤管理处档案管理办法（试行）

第一章     总则

第一条  为切实做好后勤管理处档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《皖南医学院档案管理办法（试行）》，结合后勤工作实际，制订本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指后勤管理处在行政管理、后勤保障以及其它各项活动中直接形成的对部门有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的历史记录。

第三条  后勤管理处档案是全处教职工各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。

第四条  档案管理实行谁主管谁负责。后勤管理处各科室应加强对档案工作的管理，遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第五条  处办公室负责对各科室档案工作进行监督、检查。

第六条  档案员的基本任务

（一）对处室档案材料进行接收、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；

（二）做好档案利用工作，主动为各项工作服务；

（三）按规定时间向学校综合档案馆移交档案材料；

（四）做好防火、防盗、防虫等工作，确保档案安全；

（五）学习档案业务知识，提高管理水平。

第七条  处办公室负责根据学校要求，向学校综合档案室移交档案，各科室负责做好向处办公室档案移交工作。

第二章  档案的形成和归档

第八条  各科室应按要求，对形成的文件材料认真积累、对于个人在从事管理职责中形成的各种载体的文件材料，必须按规定归档，任何个人不得据为已有。

第九条  提倡个人向后勤管理处捐赠在非职务活动中形成的档案材料，档案员应做好此类档案的接收和管理。

第十条  档案分类

（一）文件档案类（编码： WJDA）

1.国家、省、市等政府机关及部门颁发的与学校后勤管理工作相关的各类正式文件；

2.学校及相关部门发布的与后勤管理工作相关的各类正式文件；

3.后勤管理处发布或修订的各类文件、规章制度等；

4.后勤管理处工作计划、总结及会议记录、纪要；

5.后勤处与校内外单位部门的往来公函；

6.其他相关资料。

（二）党政办公类（编码： DZBG）

1.年度预算经费申报、调整资料；

2.学生来信、学生信息员反馈答复等资料；

3.信息公开、数据采集、高基报表等资料；

4.各类整改、内控机制建设等资料；

5.人事考勤、工资、津贴及退休人员相关资料；

6.办公室收发文件、会议记录本、人事变动相关文件、部门年终考核及年终奖（二次分配）清单、用章登记表；

7.党风廉政建设资料；

8.党支部工作手册、发展党员材料、党费收缴情况表；

9.其他相关资料。

（三）经济合同类（编码： JJHT）

1.服务外包经济合同；

2.节能改造项目经济合同；

3.其他相关资料。

（四）基建维修类（编码： JJWX）

1.基建项目：立项批复及审查审批文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图等。具体归档材料根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》《芜湖市城市建设档案管理办法》和有关法律、法规、规章执行。

2.维修项目：立项报告（采购申请表）、合同会签表（合同评审表或合同报备表）、招标文件、投标文件、合同、中标通知书（成交通知书）、工程量清单、控制价、工程决算书、签证、施工图、竣工图、验收表、结算报告;

3.零星维修和协议维修项目：工程预算、立项、验收、决算、送审表、审计报告。

（五）服务保障类（编码： FWBZ）

1.食堂原材料“三证”、从业人员健康证、身份证；

2.食堂日常管理资料；

3.社会服务企业年度考核表;

4.水电费发票资料和水电抄表回收资料；

5.上报的节能管理信息资料；

6.涉及水电改造图纸及现场施工资料;

7.多媒体、电梯等设备维保维护资料；

8.其它相关资料。

第十一条  档案资料收集整理要求：

（一）各类档案资料收集整理工作具体分工如下：

（二）责任科室在日常工作实际中，及时收集相关资料，自行分类管理，应对归档的文件材料进行认真审查，凡归档材料不完整、不齐全、不规范的将不予接收。

（三）归档的文件材料同一类的应格式一致、装订工整、字迹图橡清晰等符合规范要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。
     第十二条  归档规范要求

（一）归档文件齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或已褪变的文件应予复制。归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、签字齐备，符合档案管理的规范和标准。

（二）文件材料采用分学期立卷。电子文档和书面材料都要留存。卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关部门规定排列。

（三）卷内目录的填写。每个案卷应按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名应拟写题名，无实质内容的题名应重新拟写，但应在拟写的标题外加上方括号。没有责任者或无年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关部门项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整，卷内的文件目录放在卷首。

（四）声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。校级以上的表彰文件应用着重线标出我校的获奖项目。

（五）电子文档的保存。应在个人办公电脑上建立相应文件夹，随时保存工作资料，定期进行分类存档。

第十三条  档案员应注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时，实行电子版和纸质版双套制管理，做到逻辑归档和物理归档时有相关信息的移交登记。

第三章  档案管理

第十四条  档案员接收、整理档案要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等，按照学校统一要求办理。

第十五条  档案员对档案保管期限、鉴定销毁等事宜应按学校要求办理。

第十六条  档案员应定期对保存期满的档案进行鉴定，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管处领导同意后，方可处理。

第十七条  严格执行档案管理制度和做好档案统计工作，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等工作，确保档案的安全和利用。

第十八条  为保证档案的完整和安全，利用者一般应在档案室阅览，经批准后方可摘录、复制，不得擅自摘录、复制。利用者应爱护和妥善使用，不得在上面划线条，做标记，不到涂改、沾污、拆散，档案未经允许不得携带外出。

第十九条  本办法由后勤管理处负责解释。本办法自公布之日起试行。